Certains documents doivent être notariés. Lorsque vous êtes en procédure d’achat d’une maison, en procédure de mutation du titre de propriété de votre voiture, vous donnez une procuration, autorisez un mineur à voyager à l’étranger ou vous exécutez d’autres transactions importantes, il est essentiel que tout le monde puisse faire confiance aux documents ainsi qu’à votre signature.

Le notaire public est un représentant commissionné par le gouvernement d’un État et est chargé de vérifier votre identité en tant que signataire, en s’assurant que vous signiez de votre plein gré et en témoin de la cérémonie de signature. Son rôle est d’empêcher la fraude et de s’assurer que les personnes appropriées signent librement les documents. Les institutions comptent sur les notaires pour accorder une confiance totale aux documents importants.

Dans la section consulaire de l’Ambassade des États-Unis à Lomé, nous certifions officiellement les documents authentifiés par un notaire public. L’objectif d’obtention d’un document légal notarié est d’assurer l’authenticité des signatures qui y sont apposées. Les documents utilisés à des fins légales aux États-Unis peuvent nécessiter une authentification par un officier consulaire de l’ambassade des États-Unis faisant office de notaire. Le signataire d’un document doit comparaître en personne à l’unité des services aux citoyens américains, présenter une pièce d’identité valide (un passeport ou l’une des trois pièces d’identité officielles aux USA tel que le permis de conduire) et payer les frais appropriés. Il n’y a pas de frais pour les documents requis par le gouvernement américain, tels que la déclaration de consentement pour la délivrance d’un passeport américain à un mineur (DS-3053). Si des témoins sont requis, vous devez vous présenter avec vos propres témoins. Cependant, en raison des contraintes d’espace, les personnes n’ayant pas besoin de témoigner ou de signer des documents pendant le service notarial ne pourront pas accompagner le demandeur à l’unité des services aux citoyens américains et ne devraient pas venir à l’ambassade. Les fiancées des Américains demandeurs de certificats de célibat n’ont pas besoin de comparaître.

Ne signez pas le document avant d’avoir été invité à le faire par l’officier consulaire faisant office de notaire. Selon la nature du document, ce dernier vérifiera que votre signature a été apposée librement et après compréhension du contenu du document, ou vous fera prêter un serment par lequel vous jurez ou affirmez que le contenu du document est vrai. (NB: Les notaires ne certifient pas que le contenu des documents soumis est vrai. Ils certifient uniquement que vous avez signé et prêté serment ou affirmé sous serment que le contenu est vrai.) Il est interdit aux notaires d’offrir des conseils juridiques concernant le formulaire ou le contenu des documents à authentifier.

Étape 1:L’ambassade n’offre des services de notariat que sur rendez-vous pris à cet effet. Si vous désirez également faire une demande de passeport et/ou une déclaration de naissance (CRBA), vous devez prendre un rendez-vous séparément pour ces services.

Étape 2: Prenez rendez-vous en cliquant ici.
Veuillez prendre un seul rendez-vous. L’ambassade annulera tous les rendez-vous multiples et ne gardera qu’un seul par service pour une personne. Si vous souhaitez solliciter un service notarial pour deux enfants issus de la même famille, vous voudriez prendre un seul rendez-vous. Veuillez sélectionner «Request notarial and other services not listed above» (Demander un service notarial et autres services non listés ci-dessus). Imprimez la page de confirmation de votre rendez-vous. Nous vous prions d’annuler votre rendez-vous si vous ne pouvez plus venir à l’ambassade puisque beaucoup recherchent des rendez-vous. Vous pouvez annuler votre rendez-vous en cliquant ici. 

Étape 3:Apportez une copie de la confirmation, les documents à authentifier, un passeport valide ou l’une des trois pièces d’identité officielles aux USA. Veuillez vous munir de 50 $ en espèces (ou son équivalent en francs CFA) ou une carte de crédit par document notarié.

Pour que nous puissions authentifier votre document, vous devez:- Avoir une pièce d’identité avec photo émise par le gouvernement (Passeport ou carte d’identité / le nom sur le passeport doit être exactement le même que sur votre document).- Comprendre votre document. Nous ne sommes pas autorisés à vous expliquer le contenu.- Apprêter le document avec les noms, lieux et dates appropriés avant votre arrivée (mais ne le signez pas ; vous le signerez à l’ambassade devant un consul).- Payer les frais appropriés (voir ci-dessous). Nous acceptons les paiements en espèces en francs CFA et en dollars et carte crédit. Nous n’acceptons pas les chèques.- Si votre document nécessite la présence de témoins vous devez présenter ces témoins. Notre personnel ne peut servir de témoin.- Nous ne pouvons fournir des services de notariat qu’aux citoyens américains, aux résidents permanents légaux, à leurs conjoints et aux personnes à leur charge, ou lorsque les documents à légaliser seront utilisés aux États-Unis. En général, nous ne légalisons pas de documents apportés par les ressortissants étrangers pour usage à l’extérieur des États-Unis.

La déclaration sous serment ou Affidavit Un «affidavit» est une déclaration écrite ou un exposé des faits, faite volontairement et confirmée par un serment ou une affirmation solennelle de la partie qui l’a faite, devant un officier habilité à faire prêter un tel serment ou diriger une telle affirmation. Les affidavits exigent la présence personnelle du signataire afin que l’officier consulaire puisse faire prêter serment. Veuillez apporter un passeport valide ou l’une des trois pièces d’identité officielles aux USA contenant votre nom, votre signature et votre photo.Frais: 50 $ ou son équivalent en francs CFA par signature (sceau) à payer en espèces. ou carte de créditNote: Chaque sceau additionnel apposé lors de la même transaction est facturé à 50 $.

Le certificat de capacité juridique à marier (Certificat de Célibat)

Tout étranger souhaitant se marier au Togo est tenu par le gouvernement togolais d’obtenir de la représentation diplomatique de son pays un «Certificat de Célibat» avant de déposer une demande de mariage auprès de l’hôtel de ville local.

Frais: 50 $ ou son équivalent en francs CFA par signature (sceau) à payer en espèces ou carte de crédit 

La procuration

Une procuration vous permet de mandater quelqu’un pour intenter des actions judiciaires en votre nom et pour votre compte. Un exemple commun consiste à mandater quelqu’un d’autre à acquérir ou céder des biens en votre nom aux États-Unis pendant que vous êtes à l’étranger. Puisque nous ne pouvons pas vous donner des conseils spécifiques relatifs au langage ou au contenu d’une procuration, veuillez consulter un avocat ou tout autre conseil approprié avant de venir vers nous pour notarier votre procuration.

Frais: 50 $ ou son équivalent en francs CFA par signature (sceau) à payer en espèces. ou carte de crédit

Reconnaissance

Une reconnaissance est le fait de reconnaître, d’admettre, d’affirmer ou de déclarer; reconnaître ses actes, assumer une obligation ou engager sa responsabilité. Par exemple, si vous signez un acte devant un notaire, vous reconnaissez votre signature. La signature de la « reconnaissance » exige la présence personnelle du signataire afin de confirmer que ce dernier a effectivement signé le document. Veuillez apporter un passeport valide ou l’une des trois pièces d’identité officielles aux USA contenant votre nom, votre signature et votre photo.

Frais: 50 $ (ou son équivalent CFA) par transaction (sceau) – Payer comptant ou carte de crédit

Note: Chaque sceau additionnel apposé lors de la même transaction est facturé à 50 $.

Autres documents

Les autres documents qu’un Consul officiant comme notaire public peut authentifier sont, à titre d’exemple, les formulaires du Département d’Etat ou du Département de la Défense, les contrats, les transactions foncières et immobilières, les documents d’expédition et les documents bancaires.

Frais: 50 $ ou son équivalent en francs CFA par signature (sceau) à payer en espèces. ou carte de crédit

Note: Chaque sceau additionnel apposé lors de la même transaction est facturé à 50 $.

Les services de notariat peuvent être refusés dans les conditions suivantes:

• La preuve d’un titre ou d’un poste dans l’entreprise est absente ou inadéquate; et/ou le service demandé constitue une garantie de signature de médaillon (Seules les institutions financières peuvent fournir un service de garantie de signature ou de médaillon).
• L’acte sollicité est interdit par un traité ou une loi étrangère;
• L’acte sollicité est interdit par la loi américaine;
• l’officier consulaire estime que le document sera utilisé à des fins manifestement illicites, inappropriées ou hostiles aux meilleurs intérêts des États-Unis;
• Le document est vide; Le signataire ne parait pas capable de comprendre la nature ou le langage de l’instrument;
• Le signataire est incapable de comprendre la signification du fait de signer ou d’agir sous contrainte;
• Le signataire présente une preuve d’identification invalide, inadéquate ou insuffisante.

• Authentification des documents civils, académiques, commerciaux ou autres certificats ou accréditations délivrés aux États-Unis

Les officiers consulaires des États-Unis ne sont pas habilités à authentifier les documents publics délivrés aux États-Unis. Ces documents sont les actes d’état civils (naissance, mariage, décès et divorce) ainsi que les documents académiques, commerciaux ou autres diplômes. Les officiers consulaires n’ont ni accès aux archives du bureau émetteur ni au sceau du dépositaire de ces archives.

Pour plus d’informations sur l’authentification de documents, apostilles ou copies d’acte de naissance, de décès, de mariage ou de divorce, veuillez consulter le site officiel du Département d’Etat

• Authentification des documents délivrés aux États-Unis

Les officiers consulaires de l’ambassade des États-Unis au Togo ne sont pas habilités à authentifier les documents publics délivrés aux États-Unis ou à l’étranger. Les officiers consulaires n’ont ni accès aux archives du bureau émetteur ni au sceau du dépositaire de ces archives.orsqu’une certification ou une authentification d’une copie conforme est demandée, veuillez contacter l’ambassade ou le consulat du pays où le document a été délivré.

Pour l’authentification des documents publiés aux États-Unis pour utilisation au Togo, veuillez contacter l’Ambassade du Togo aux États-Unis. Pour plus d’informations, visitez le site Web de l’ambassade du Togo à Washington.

Certification des documents à légaliser comme copie conforme

Nous recevons souvent des demandes de certification de copies conformes de relevés de notes ou de diplômes, de relevés bancaires, de documents judiciaires ou d’autres documents officiels. Malheureusement, nos bureaux ne peuvent généralement pas établir de copies certifiées conformes de documents. Ces demandes devraient normalement être adressées au bureau qui a délivré le document en question. Par exemple, des copies certifiées conformes des dossiers scolaires devraient être demandées au registraire de l’établissement qui les a initialement délivrées. Veuillez consulter le site du Département d’État pour plus d’informations.

Copie certifiée des diplômes académiques

Le consulat e rend pas ce service. Veuillez ne pas prendre rendez-vous pour cela. Vous êtes priés de contacter l’établissement scolaire émetteur. Des informations détaillées sont disponibles sur le site Web du Département d’État.

 

Le consulat  ne fait ni la traduction ni la vérification d’antécédents criminels.